كيف تختارون نظام إدارة المستودعات (WMS) المناسب لمستودعكم

يستطيع كل نظام لإدارة المستودعات تقريباً أن يستلم منصة نقّالة (باليت)، ويودعها في موقع التخزين، وينتقي طلبية ويشحنها. ونادراً ما تفرّق قائمة الخصائص بين المرشحين. ما يفرّق بينهم هو كيف يتعامل كلٌّ منهم مع نمط طلبياتكم أنتم، وحالاتكم الاستثنائية، واتصالاتكم بالأنظمة الأخرى، ومقدار العمل اللازم لبلوغ ذلك.

يدير نظام إدارة المستودعات (WMS) المخزون والمواقع وأعمال المستودع. وإن احتجتم إلى تذكير بعلاقته ببرمجيات التحكم والتنفيذ، فراجعوا مقال WMS وWCS وWES: كيف تتكامل طبقات برمجيات المستودع. أما هذا المقال فيتناول كيفية اختياره.

ابدؤوا من العمليات، لا من الكتيّب التعريفي

المتطلبات المكتوبة انطلاقاً من قائمة خصائص مزوّد ما تميل إلى وصف ذلك المزوّد. اكتبوها بدلاً من ذلك انطلاقاً من أرض المستودع: تتبّعوا العمليات من باب رصيف التحميل حتى الإرسال، وسجّلوا ما يحدث، بما في ذلك الخطوات التي يلتفّ عليها الموظفون اليوم.

ولكل عملية، وثّقوا ما يلي:

• الأحجام والذروات: عدد سطور الطلبيات يومياً، وعدد الوحدات في كل سطر، ومقدار تجاوز أيام الذروة لليوم العادي.
• وحدات المناولة: المنصات والكراتين والقطع المفردة، وكيفية تعبئة وحدة حفظ المخزون (SKU) في كل مستوى.
• القواعد: تتبّع الدُّفعات أو الأرقام التسلسلية، وتواريخ انتهاء الصلاحية، ومبدأ الأقرب انتهاءً يُصرف أولاً، والبضائع الخطرة، والمناطق الحرارية، ومتطلبات الملصقات الخاصة بكل عميل.
• الحالات الاستثنائية: النقص في الانتقاء، والمخزون التالف، والاستلام الزائد عن المطلوب، والمرتجعات، والطلبيات الملغاة بعد إطلاقها.
• الأفراد والأجهزة: من يقوم بماذا، وهل يستخدمون أجهزة مسح محمولة تعمل بالترددات الراديوية (RF)، أو أجهزة قابلة للارتداء، أو الانتقاء الصوتي، أو محطات عمل ثابتة.

إذا كان المبنى نفسه لا يزال قيد التخطيط، فمن المفيد حسم تدفق المواد أولاً. فاختيار البرمجيات يصبح أسهل حين تتضح الحركات التي يجب أن تدعمها.

كونوا صريحين بشأن درجة التعقيد التشغيلي

تختلف احتياجات عمليات في موقع واحد تشحن منصات كاملة إلى عدد قليل من العملاء عن احتياجات عمليات تجارة إلكترونية متعددة العملاء بمواعيد إغلاق للتسليم في اليوم نفسه، وتجميع للأطقم، ومرتجعات. ومن المخاطر المتكررة عدم التوافق: نظام خفيف يُحمَّل فوق طاقته في عمليات معقدة، أو منصة ضخمة تُفرض على عمليات بسيطة، فتجلب جهداً في الإعداد وتكلفة لا يحتاجهما الموقع.

ومن المؤشرات المفيدة على التعقيد: عدد قنوات الطلبيات، وعدد العملاء أو مالكي المخزون، ودرجة الأتمتة، ومتطلبات التتبّع التنظيمية، والخدمات ذات القيمة المضافة، ومدى تكرار تغيير المؤسسة لإجراءاتها.

ملاءمة العمليات والإعداد والتخصيص

سيقع كل متطلب ضمن واحدة من ثلاث فئات، وللتمييز بينها أهمية في التكلفة وفي كل تحديث مستقبلي.

القائمة الطويلة من التخصيصات علامة تحذير، إما بشأن ملاءمة المنتج، وإما بشأن متطلبات تحافظ على عادات راسخة لا على احتياجات فعلية. ناقشوا كل تخصيص قبل قبوله.

حدّدوا كل تكامل في وقت مبكر

نادراً ما يعمل نظام WMS بمعزل عن غيره. أعدّوا قائمة بكل نظام يجب أن يتبادل معه البيانات، واتجاه كل رسالة، والسرعة التي يجب أن تصل بها:

• نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP): البيانات الرئيسية للأصناف، وأوامر الشراء، وأوامر البيع، وتسويات المخزون، والقيود المالية.
• الأتمتة: أنظمة السيور الناقلة، وأنظمة الفرز الآلي، وأنظمة المكوكات (Shuttle)، أو الروبوتات المتنقلة، وذلك عادةً عبر طبقة تحكم أو تنفيذ.
• شركات الشحن والعملاء: ملصقات الشحن، وبيانات الشحنات، والتتبّع، ورسائل التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) مثل إشعارات الشحن المسبق.
• الأجهزة: الماسحات الضوئية، وطابعات الملصقات، والموازين، ومعدات قياس الأبعاد.

اسألوا عن طريقة بناء كل اتصال. فلكلٍّ من واجهات برمجة التطبيقات (API) الموثّقة، وتبادل الملفات، والموصِّل القياسي جهد مختلف في الاختبار والدعم. وللاطلاع على صورة أشمل لكيفية تسليم هذه الأنظمة العمل بعضها لبعض، راجعوا قدراتنا في تكامل الأنظمة.

نماذج النشر والتطبيق

يوصف النشر عادةً إما بأنه سحابي أو برمجيات كخدمة (SaaS)، حيث يشغّل المزوّد التطبيق على بنية تحتية يديرها، وإما بأنه مستضاف أو محلي (On-premise)، حيث تعمل البرمجيات في مركز بيانات أو على خوادم تتحكمون بها أنتم أو مزوّد استضافة. ولا يتفوق أحدهما على الآخر بوجه عام، لكن المفاضلات تختلف:

• في نموذج SaaS، يتولى المزوّد عادةً إدارة البنية التحتية والتحديثات، ويقتصر تحكم العميل في الغالب على الإعداد. تحقّقوا من جدول التحديثات ومدة الإشعار المسبق الذي تتلقونه.
• في النشر المحلي أو الاستضافة الخاصة، تكون لديكم عادةً سيطرة أكبر على التوقيت والبيئة، ومسؤولية أكبر عن الخوادم وتحديثات الأمان والنسخ الاحتياطية.
• وفي الحالتين، اسألوا عمّا يحدث إذا انقطعت الشبكة الواصلة إلى المستودع، لأن العمليات الميدانية تعتمد عليها.

يمكن أن يقود التطبيقَ فريقُ المزوّد نفسه أو شريكٌ معتمد. فالمشاريع التي يقودها المزوّد تستفيد مباشرةً من معرفته بالمنتج، والمشاريع التي يقودها شريك قد تجلب خبرة في القطاع أو المنطقة، وأحياناً ترتيباً تجارياً مختلفاً. وأياً كان اختياركم، تعرّفوا على أسماء الأشخاص الذين سيعملون على المشروع والمدة التي سيبقون فيها.

نفّذوا عروضاً توضيحية معدّة مسبقاً ببياناتكم

العرض التوضيحي القياسي للمزوّد يُظهر المنتج في أفضل حالاته، أما العرض التوضيحي المعدّ مسبقاً فيُظهره وهو يؤدي عملكم أنتم. اكتبوا السيناريوهات مسبقاً وقدّموها نفسها لكل مزوّد.

1. قدّموا عيّنة من بيانات الأصناف الحقيقية والمواقع، وطلبيات يوم كامل بعد إخفاء هوية أصحابها.
2. اكتبوا سيناريوهات متكاملة من البداية إلى النهاية: الاستلام مقابل أمر شراء، والإيداع في موقع التخزين، وإعادة تزويد واجهة الانتقاء، وانتقاء دفعة من الطلبيات، والتعبئة، والشحن.
3. أدرجوا حالات استثنائية: نقصاً في الانتقاء، وكرتونة تالفة، وطلبية ملغاة بعد إطلاقها، ودُفعة يجب عزلها.
4. اطلبوا من المزوّد تعديل قاعدة ما مباشرةً، مثل قاعدة الإيداع أو التخصيص، لتروا كيف يجري الإعداد.
5. اجعلوا المشرفين والمشغّلين يقيّمون كل سيناريو، لا المديرين وفريق تقنية المعلومات فحسب.

لنأخذ سيناريو افتراضياً لموزّع اجتازت المنتجات الثلاثة في قائمته المختصرة جميعها العرض التوضيحي القياسي. وحين طُبّقت سيناريوهات معدّة ببياناته هو، قد يتبيّن أن أحد المنتجات لا يتعامل مع انتقاء الكراتين المختلطة إلا عبر التخصيص. هذا هو نوع الفروق التي تخفيها قائمة الخصائص.

أسئلة ينبغي طرحها على مزوّدي البرمجيات

• أيّ سيناريوهاتنا قياسي، وأيّها يحتاج إلى إعداد، وأيّها يتطلب تخصيصاً؟
• كيف تُسلَّم التحديثات، وما مصير إعداداتنا وأي شيفرة مخصّصة لدينا؟
• من يملك بياناتنا، وبأي صيغة يمكننا تصديرها، وبأي سرعة عند انتهاء العقد؟
• أين تُخزَّن بياناتنا، ومن يمكنه الوصول إليها، وكيف تُدار النسخ الاحتياطية والاستعادة؟
• ما ساعات الدعم، وأزمنة الاستجابة بحسب درجة الخطورة، ومسارات التصعيد؟ وهل تغطي وردياتنا وموسم الذروة لدينا؟
• هل يمكننا التحدث إلى عملاء لديهم عمليات مماثلة، نختارهم نحن من قائمة، لا تختارونهم أنتم؟

شروط الدعم تستحق عناية خاصة. فـاتفاقية مستوى الخدمة (SLA) التي لا تغطي إلا ساعات الدوام المكتبي لا تناسب عمليات تشحن خلال الليل. تأكدوا من كيفية تعريف درجة الخطورة ومن يحددها.

نماذج الترخيص والتكلفة الإجمالية للملكية

تتنوع نماذج الترخيص: لكل مستخدم، أو لكل جهاز، أو لكل موقع، أو بحسب حجم المعاملات، أو باشتراك. احسبوا السعر وفق خطة النمو لديكم واحتياجات التوظيف في الذروة، لا وفق عدد الموظفين الحالي.

التكلفة الإجمالية للملكية تتجاوز الترخيص بكثير. أدرجوا فيها خدمات التطبيق، وأعمال التكامل، والمعدات والأجهزة، والاستضافة، والدعم والصيانة، ووقت الموظفين الداخليين، والتدريب، والتحديثات المستقبلية، وكلفة صيانة أي تخصيص. وقارنوا بين المرشحين على مدى الفترة نفسها الممتدة لعدة سنوات.

الاختيار ليس إلا نصف المهمة. فبعد اختيار المنتج، ينتقل العمل إلى البيانات والاختبار والانتقال إلى النظام الجديد، وهو ما نتناوله في مقال تطبيق نظام إدارة المستودعات: ما الذي يجب إنجازه قبل الإطلاق التشغيلي.